Hvordan registrere medlemmer
Medlemsregistrering: Hvordan registrere medlemmer?
KFUK-KFUM er en medlemsorganisasjon av enkeltmedlemmer og medlemsgrupper for barn, ungdom og voksne. De som vil være medlem betaler kontingent hvert år. I grupper, idrettslag og hovedforeninger er det styret/ansvarlige voksenleder som registrerer dem som vil være med på medlemslista. Dette skjer i Connect KFUK-KFUM - vårt nettbaserte verktøy for frivillige.
Hvorfor registrere medlemmer?
Det er flere grunner til at vi som en medlemsbasert organisasjon trenger å vite hvilke medlemmer vi har:
- Vi ønsker å utvikle gode tilbud til våre medlemmer og for å kunne gjøre det må vi vite hvem medlemmene er.
- Vi trenger navn og kontaktinfo for å kunne fortelle medlemmene om alle aktivitetene de kan delta på i vår organisasjon i Norge og i andre land
- Dokumenterte medlemslister er avgjørende for å få statsstøtte. Staten gir oss penger , både lokalt og sentralt, for medlemmer i alderen 0-26 år som betaler kontingenten sin. Det er også viktig at at grupper praktiserer demokrati gjennom valg av styre/styreleder.
- Vi tror på ungt ansvar, der unge har fulle demokratiske medlemsrettigheter, og til dette trenger vi medlems- og styreoversikter.
- Medlemstall er også viktig når vi forteller givere og andre organisasjoner om alt det utrolige som skjer hos oss.
HVEM KAN REGISTRERE MEDLEMMER OG OPPDATERE STYRE/VERV
Det er ansvarlig voksenleder og gruppas eventuelle styre som har ansvar for å registrere medlemmer. Alle personer som står registrert i KFUK-KFUMs database med vervet ansvarlig voksenleder, styreleder eller styremedlem kan logge seg på Connect KFUK-KFUM og her få tilgang til medlemslista og styreoversikt med mer. Det er også mulig å gi annen voksen vervet Assisterende ansvarlig voksenleder som kan gjøre jobben,\.
HVOrdan REGISTRERE MEDLEMMER
Inne i Connect KFUK-KFUM finner du "Organisasjon". Her er det lenke til grupper, hovedforeninger/idrettslag/krets der du har tillitsverv. Via "Hurtignavigering" eller "Oversikt" finner medlemsslista.
Registrer nye
Gå inn på "Legg til nytt medlem" og registrer nye medlemmer med
- fullt navn
- fødselsdato
- full adresse.
- Kontaktinfo som epostadresse og SMS. Dette letter din/vår kommunikasjon med medlemmet.
- Minst en foresatt/pårørende med navn, mobilnummer, epostadresse.
Når medlemmet er registrert på medlemslista, vil KFUK-KFUM produsere og utstede medlemsgiro til medlemmet - se hvordan medlemskontingenten tas inn i KFUK-KFUM
Få oversikt
Medlemslista gir deg oversikt over
- hvem som står registrert med en medlemskapsavtale i gruppa
- startdato for når avtalen ble opprettet
- medlemmenes fulle navn, fødselsdato, adresse, evn mobilnr/epost og foresatt epost/mobilnummer
- «Siste betaling» viser når KFUK-KFUMs Forbundskontor fikk inn medlemskontingent fra medlemmet
- «Gjelder til» viser hvor lenge medlemskapet er gyldig/betalt for
Du kan ikke selv endre medlemmers fornavn/etternavn, meld inn eventuelle feil til medlemsservice på medlem@kfuk-kfum.no.
Hvis du skal melde ut en person, velg person i lista, se medlemmets personvindu og benytt «meld ut» nede til venstre.
Oppdatér styreoversikten (Viktig for FRIFOND)
- trykke «+ Ny medarbeider» øverst
- Trykk på person-feltet, og søk opp personen du ønsker å legge til ved å skrive inn i «Filter…»-feltet
- Dukker ikke den personen du skal legge inn opp, kan du legge til personen manuelt ved å trykke «Finner ikke». OBS: Styremedlemmer må være registrert som medlemmer først, altså må du legge dem inn i medlemslisten før du registrerer et verv på dem.
- Trykk «Rolle» for å velge hva slags verv den skal ha. Styrevervene er: Styreleder og styremedlem. Kun en person kan være registrert som Styreleder.
- Skriv inn evt tittel på vervet i «Arbeidsområde», for eks «Kasserer», «Nestleder» og lignende. • Har personen flere verv/oppgaver i enheten, opprett disse som flere verv. (Et styremedlem er kanskje også dirigent, dette bør da lagres som to forskjellige verv)
- OBS: Når du oppretter et nytt verv, settes fra-dato automatisk til dags dato. Dersom du fyller inn informasjon som er opprettet bakover i tid, må du endre «Fra dato» etter at vervet er opprettet. Dette er kun mulig å endre i 24 timer etter at vervet er opprettet.
- For å avslutte et verv setter du inn riktig dato for når vedkommende trådte ut av vervet i feltet "Til dato". trykke «Legg til styre/medarbeider»
